| |
|
|
| |
In reactie op vragen vanuit de leden gaat IDEA een Meldpunt Aanbestedingen en Pitches inrichten. Hiervoor is een werkgroep samengesteld waarin, naast Leon Kruitwagen, Dorine van der Bruggen en Gerben Plasmeijer zitting hebben vanuit het IDEA-bestuur en Pieter Bas Boertje (Dechesne&Boertje) en Jeroen Duiker (CWT Meetings & Events) de leden vertegenwoordigen. Eerste bijeenkomst van de werkgroep staat gepland voor 6 oktober 2009.
Jeroen Duiker stond aan de basis van het idee voor een Meldpunt. ‘Wat mij met name stoort in aanbestedingsprocedures, pitches en tenders is dat in de formaliteiten vaak wel een link wordt gelegd met partijen als IDEA, maar dat die niet betrokken worden bij een eerlijke beoordeling en de content van een aanbesteding. Als het lidmaatschap van IDEA voorwaarde is voor inschrijving, waarom mag IDEA dan niet meepraten over zaken als: hoe pak je een aanbesteding aan, hoe geef je dat vorm, wat kun je wel en niet vragen, welke sturing kun je geven? Ik ben er voorstander van dat IDEA als gesprekspartner betrokken wordt in het begintraject van aanbestedingen.’
Veel mis
Volgens Jeroen Duiker kunnen veel bedrijven en organisaties wel een stuk coaching gebruiken bij de aanbesteding van evenementen. ‘De verhoudingen zijn compleet scheef getrokken naar mijn idee. Ik weet dat we ons moeten houden aan allerlei overheidsregelgeving maar het werkt gewoon niet meer, er gaat echt veel mis. Wat je nu ziet, zijn bijvoorbeeld aanbestedingen die als een soort benchmark worden gebruikt. Of procedures waarbij veel te veel bureaus mogen inschrijven. Met alle respect, als je 36 inschrijvingen hebt lees je de derde op de stapel misschien nog echt, de vierde blader je door op hoofdlijnen en alles daarna heeft pech.’
Ook de vele vormfouten zijn hem een doorn in het oog. ‘Bij veel procedures worden copy-paste documenten gebruikt, met gekopieerde onderdelen uit de aanbestedingsprocedure voor pennen, bij wijze van spreken. Zo krijg je allerlei fouten, die je kunt voorkomen door er een deskundige partij bij te betrekken.’
Interventies
‘Op elke ledenbijeenkomst wordt gesproken over niet goed verlopende aanbestedingsprocedures,’ zegt ook Dorine van der Bruggen. ‘Met teveel bureaus in dezelfde pitch zitten, openbare aanbestedingen die om één minuut voor twaalf worden ingetrokken: er zijn voorbeelden genoeg van zaken die niet gaan zoals het zou moeten. Daar willen we met de inrichting van dit Meldpunt wat aan doen.’
In het recente verleden intervenieerde IDEA al vaker succesvol in aanbestedingsprocedures. Dat leidde dan bijvoorbeeld tot aanpassingen van de gestelde eisen, zoals een lagere omzetverplichting voor bureaus. Vanuit het Meldpunt kunnen deze interventies verder geprofessionaliseerd worden.
Tijdens de eerste bijeenkomst op 6 oktober zullen doel, inrichting en werkwijze van het Meldpunt besproken worden. ‘We willen eerst inventariseren wat er speelt. Waar loopt men tegenaan, zijn dat vaak dezelfde problemen? Dan kunnen we gaan analyseren en naar oplossingen zoeken. Als branchevereniging kun je daarbij sterker optreden naar opdrachtgevers. Overigens heeft het Genootschap voor Eventmanagers al aangegeven dat zij deze aanpak een goed idee vinden,’ aldus Dorine van der Bruggen.
|
|
| |
|
|
|
