| |
|
| |
Branchenieuws
Relatie opdrachtgever-eventbureau (1) |
| |
|
|
|
|
| |
|
|
| |
Langdurig of eenmalig? Vaste partner of nieuwe liefde? De relatie tussen opdrachtgever en eventbureau kan vele vormen aannemen. IDEA constateert twee tegengestelde bewegingen in bureau-opdrachtgeverrelaties: ‘outsourchen’ tegenover ‘intern eventbureau’ ofwel ‘kennis van buiten’ of ‘kennis in huis’.
Waarom kiezen opdrachtgevers voor het een of het ander? Hoe doen ze dat en wat betekent hun keuze voor de betrokken bureaus? In deze en de komende nieuwsbrieven een aantal voorbeelden van beide stromingen.
Bij outsourchen gaat het vaak om grote organisaties die alle events onderbrengen bij één of enkele vaste bureaus die geselecteerd worden op basis van een pitch. De organisatie heeft zelf alleen een kleine eventafdeling of eventcoördinator die kennis van buiten inkoopt en op afstand aanstuurt.
Daartegenover staan organisaties met een eigen intern eventbureau. Dit zijn vaak organisaties voor wie evenementen zo belangrijk zijn dat ze de kennis in huis willen hebben en de evenementorganisatie geheel in eigen hand willen houden. Alleen bij grote of bijzondere evenementen maken ze gebruik van kennis van buiten, dus van externe bureaus.
B&S event innovators en Pon Automotive: eigen kennis in huis
Pon Automotive – waaronder Volkswagen, Audi, Porsche, Seat en Skoda – had in het verleden voor elk merk afzonderlijke eventafdelingen die allemaal met eigen externe bureaus samenwerkten. Twee jaar geleden is besloten om een eigen centrale evenementenafdeling op te zetten. ‘De gedachte daarachter was dat we alle eventactiviteiten wilden centraliseren,’ zegt Willem van Weert, hoofd Corporate Events & Sponsoring. ‘Wij willen de kennis graag in huis houden en ook zoveel mogelijk zelf doen.’
Daarnaast is Pon Automotive in zee gegaan met Preferred Suppliers, vier evenementenbureaus waarmee al een langdurige relatie was opgebouwd. ‘Voor de activiteiten die we uitbesteden, willen we in elk geval werken met partners die verstand hebben van onze business. Het grote voordeel is dat die je product al kennen. Je hoeft dus niet keer op keer uit te leggen waar een merk voor staat, wat de kernwaarden zijn en hoe dat merk bepaalde dingen wil hebben. Wisselen van bureau is eigenlijk kennisvernietiging,’ aldus Willem van Weert.
B&S event innovators is een van die vier preferred suppliers. ‘Pon kiest daarbij voor continuïteit, wij werken al meer dan tien jaar voor ze,’ vertelt bureaudirecteur Marianne Severein. ‘Ze doen heel veel zelf en huren alleen bij grotere of conceptuele opdrachten een van ons vieren in. Preferred supplier betekent overigens niet dat je bijvoorbeeld alle voorkomende opdrachten voor een bepaald merk krijgt, soms moeten we in concurrentie met elkaar.’
Een opdrachtgever met veel eigen kennis is goed bekend met en daardoor betrokken bij alle aspecten van de eventorganisatie. Dat kan een voordeel zijn, al ziet Marianne Severein ook nadelen. ‘Interne mensen zijn soms zowel inhoudelijk als productioneel verantwoordelijk en dat kun je beter scheiden. Bij klanten waar die scheiding bestaat, merk je dat het prettiger werkt. Dan doe je het inhoudelijke traject gezamenlijk, maar de vertaalslag naar een thema en uitrollen naar ontwikkeling en uitvoering laten ze aan ons over. Dat kun je ook beter niet in huis houden.’
De beweging naar ‘eigen kennis in huis’ ziet Marianne Severein bij meer klanten gebeuren. ‘Vooral in deze tijd zie je opdrachtgevers juist niet outsourchen maar eerst kijken wat ze zelf kunnen doen voor ze een bureau inschakelen. Misschien is dat een korte termijn beweging, als directe reactie op de economische crisis. Op de langere termijn zou het wel eens zo kunnen zijn dat er bij opdrachtgevers bezuinigd gaat worden op personeel en dat ze dan wel genoodzaakt zijn om te outsourchen.’ |
|
| |
|
|
|
|
Nieuwsarchief
Branchenieuws 2010
Verenigingsnieuws 2010
|
|
